Jak w praktyce przebiega proces przejścia na fulfillment?

Migracja z operacji własnych do operacji fulfillment powinna każdorazowo zaczynać się od uzgodnienia pomiędzy stronami zakresu współpracy oraz tożsamego rozumienia wszystkich pozycji z cennika i sposobu i naliczania.

Kluczowe kroki

Od strony operacyjnej przed przeprowadzką do magazynu operatora należy przede wszystkim:

• Określić zakres i integracji z systemami operatora oraz interwały wymiany danych
• Określić SLA (Service Level Agreement – oczekiwany poziom jakości wykonywanych usług – np. ile zamówień dziennie my będziemy średnio zleceń, a ile operator gwarantuje wysyłać tego samego dnia, dopuszczalny wskaźnik pomyłek itp)
• Określić KPI (Key Performance Indicators – mierniki, w jakich będziemy mierzyć poziom realizacji SLA
• Określić termin i warunki przeprowadzki (kto odpowiada za jaki etap, ile jednostek towarów jesteśmy w stanie dostarczyć do operatora, a ile on może przetworzyć)
• Określić, czy są wymagane jakieś działania na wejściu (np. etykietowanie produktów kodem kreskowym jeżeli nie mają kodu EAN)
• Określić zakres wsparcia w zakresie obsługi komunikacji z konsumentami:
  • Czy operator przejmuje komunikację w naszym imieniu
  • Jeżeli nie – to z kim i na jakich zasadach możemy się w magazynie kontaktować w sprawach pilnych, związanych z zamówieniami
  • Awizacja dostawa – u większości operatorów będzie wymagana i to z odpowiednim wyprzedzeniem
  • Odpowiednie oznaczenie produktów na wejściu do magazynu (albo wszystkie będą miały kody kreskowe, albo trzeba będzie pokryć koszty etykietowania)
  • Ograniczenia w zakresie indywidualizacji (operator osiąga lepsze wyniki i niższe ceny na operacjach dzięki unifikacji czynności. Każdy proces odstający od standardu obniża efektywność unifikacji i znacząco podnosi koszty)
  • Ograniczony dostęp do produktów (z oczywistych względów do magazynu operatora nie będziemy mogli wejść w dowolnej chwili i bez zapowiedzi)
  • W zakresie codziennej obsługi zamówień i dostaw należy zweryfikować i dostosować do nowej sytuacji procesy własne:Poprawnie przygotowany proces migracji wraz z pakietem integracji i kompletem ustaleń powinien pozwolić na uruchomienie operacji w przeciągu kilku dni (zależnie od ilości indeksów i ilości towaru). Już przyjęcie pierwszych dostaw w systemie operatora powinno pozwolić na pokazanie przyjętych towarów jako dostępne na naszym sklepie internetowym i umożliwić ich sprzedaż.
    Co ważne: w przypadku przeprowadzek weekendowych – od strony konsumenta można nawet założyć ciągłość sprzedaży: nasz sklep internetowy cały czas przyjmuje zamówienia, od piątku zawieszamy je na poziomie aplikacji integrującej lub systemy ERP, a w poniedziałek rano po podpięciu systemów operatora – uwalniamy zamówienia do realizacji.